Cómo escribir un Email en inglés paso a paso

Las comunicaciones escritas tienen mucha historia que contar. Desde los inicios de la humanidad, fue la más importante, pues para poder comunicarnos con personas que estuviesen en la distancia debíamos escribir una carta. Esta podía demorarse días para llegar al destinatario porque no había medios de transporte tan veloces. 

Esto fue evolucionando con el tiempo y hoy en día, además de tener correo postal, utilizamos la comunicación escrita de manera instantánea, formal e informalmente y a través de aplicaciones móviles desarrolladas con el avance tecnológico.

Sin darnos cuentas estamos estableciendo comunicaciones escritas en cada situación de nuestras vidas, siempre lo hacemos al intentar saber de algún ser querido, amigo o compañero de trabajo que no tenemos cerca, puede ser por mensajería instantánea o por un email enviado a quien queramos adjuntarle archivos o textos más extensos.

En el caso de utilizar correos electrónicos para un fin más formal, por ejemplo, con un jefe, un superior o alguna institución, es necesario saber utilizar las distintas estructuras que puede haber para escribir un email. Incluso la tarea puede convertirse en un reto si llegase a requerir el conocimiento de otro idioma, pero no te preocupes, existen frases muy sencillas acorde a la comunicación que necesites establecer.

Si el email debe ser escrito en inglés, lo importante y principal es tener un conocimiento básico de escritura y lectura en este idioma, además de estar seguro de la pertinencia de que el mismo sea escrito en inglés para cumplir su objetivo. Por ejemplo, si deseas solicitar una beca para algún curso de inglés en Madrid o una academia de Inglés en Madrid, sería ideal hacerlo en ese idioma para demostrar habilidades que te abran posibilidades como becado.  Otro ámbito para el que puede ser útil un correo en inglés es para el trabajo, si se relaciona con empresas multinacionales o clientes de habla inglesa. 

Comencemos por describir los elementos que componen un email. Primero asegúrate de tener la dirección de correo electrónico o email de la persona, institución o compañía a la que vas a escribirle. Lo siguiente es exponer de manera correcta y concreta el asunto, este es un elemento fundamental para que destaque en la bandeja de entrada de quien recibe el mensaje. Luego viene el cuerpo del mensaje, que incluye: saludo, contenido y la despedida. 

9 pasos sencillos para escribir un email en inglés

Comprendidos estos pasos, en EXAM Madrid te explicamos cómo escribir un email en inglés. Aquí te dejamos una guía práctica para que enfrentes esta tarea sin cometer errores en el intento. 

1- Dirección del destinatario

El primer paso, como ya lo mencionamos, es tener las direcciones de correo a la que enviarás uno o más mensajes. Es lo primero que te solicitará el email en la casilla To (Para), junto con la opción de enviar una copia del mismo a otro destinatario, en caso de que necesites una segunda opinión o constancia del envío. 

Recuerdo que existen varios servicios de email, así que cuidado con confundirlos y terminar enviando el email a una dirección incorrecta. Para enviar emails a muchos destinatarios, podrás enviar las direcciones de forma oculta, esto te permite respetar la privacidad de quienes te han suministrado su dirección email.

2- Asunto claro y conciso

Subject es la segunda casilla para llenar antes de comenzar a escribir el email. Se refiere al asunto o el tópico del que tratará el email, donde tienes que escribir de forma concreta y breve esa idea.  Este espacio es muy importante porque es el llamado de atención para la persona que lo recibe y es lo primero que se lee en la bandeja del correo antes de abrir el mensaje.

Aquí, dependiendo del objetivo: una invitación, solicitud de trabajo, felicitación o una respuesta a un email previamente recibido; debes escribir algo llamativo: Invitation for…, Information Request, Cancelation of… (Invitación a… Solicitud de información, Cancelación de…), entre otros temas. 

3- Saludo inicial

 Al llegar al cuerpo del mensaje, se debe tener clara la manera en la que tratarás al destinatario, si es un email formal o informal y la intención del mismo, porque todo eso se puede verse reflejado en la manera en la que saludas al recipiente del mensaje. 

Por ejemplo, se pueden usar expresiones como: Hello Patricia, Dear Mrs. o Hi dear friend! (Hola Patricia, Querida señora o ¡Hola querido amigo!). También está la posibilidad de saludar en respuesta a un mensaje recibido: I'm glad to hear from you! (Me alegra saber de ti). 

El saludo puede incluso ser dirigido a una empresa o institución de la que no conocemos el nombre del recipiente: To whom it may concern (A quien pueda interesarle), o Greetings (Saludos), y el nombre de la compañía.

4- Introducción al mensaje

Inmediatamente después del saludo, lo ideal es exponer la razón por la que enviaste esa comunicación vía email. I’m writing you because... o I’m writing in reference to… (Te escribo porque…o en referencia a…) son frases para no andar con rodeos desde el principio, es parte de la comunicación escrita ser directos. 

En este paso, también puedes estar respondiendo a un primer email, para ello puedes escribir: Thanks for your email (gracias por tu email) para agradecer el tiempo que se tomó la persona en escribirte y luego dar respuesta a lo que se solicitó previamente en el email.

5- El mensaje

Cuando llega el momento de hablar del motivo del correo, lo ideal es que tengas identificado el tipo de email que vas a enviar: formal, informal, de trabajo, felicitaciones o cualquier otra situación, puesto que debes mantener la coherencia entre el saludo, la introducción y el mensaje. 

En el idioma inglés, usualmente existen palabras adecuadas para cada situación, así que es ahí donde debes ser cuidadoso. Entonces comienza a escribir las ideas de forma ordenada, puedes guiarte usando los conectores first, second o after (Primero que todo, en segundo lugar, o después). 

Si estás interesado en consultar alguna información al remitente, necesitarás hacerlo en forma de pregunta. La manera cortés, en cualquiera de los casos que se presenten, sería: Can you please help me with…? (puedes ayudarme con…) o I would like to know… (me gustaría saber…). 

En el caso de que quieras extender una felicitación, un saludo especial o agradecer por alguna atención en particular, lo primordial es ser honesto y buscar las palabras en inglés que mejor expresen el sentimiento. I want to thank you for… (quiero agradecerte por…), I like to congratulated you… (me gustaría felicitarte por…), I´m happy for you (estoy feliz por ti).

Igualmente, en condiciones menos positivas, un email bien redactado puede ser una oportuna muestra de acompañamiento, por ejemplo: I´m so sorry about your lost… (lamento mucho tu pérdida…), I hope you get well soon (espero te pongas bien pronto).

Para hablar de trabajo, lo importante es conocer los términos en inglés relacionados con el tema que tratarás en el email para no crear confusión o interpretaciones erradas con respecto a solicitudes de empleo.

6- El cierre del email

La despedida debe ser cordial y acorde a lo que has escrito hasta ahora. También ha de ser breve y expresar lo que esperas del email, ya sea una pronta respuesta, mantenerse en contacto o un simple buen deseo para el recipiente. 

Por ejemplo, en una comunicación informal, puede concluir con un Take care, See you soon, Keep in touch, Best, incluso Lots of love from the… seguido del apellido familiar (cuídate, te veo pronto, seguimos en contacto, lo mejor para ti, mucho amor de parte de la familia…); mientras que si se trata de asunto de trabajo lo más adecuado sería: Regards, Kind regards o Looking forward for an answer (saludos, saludos cordiales o esperando una pronta respuesta). Estas frases deben ir seguidas por el nombre del remitente del correo.

Otra opción que tienes para dejar abiertas las comunicaciones por esa vía, es ponerte a su disposición en el caso de que el recipiente no haya comprendido la solicitud o simplemente para que este sepa que puede escribir cuando lo desee.  “If you have any questions, don’t hesitate to let me know (si tienes alguna pregunta, no dudes en hacérmelo saber), es una frase amigable si deseas mantener contacto con esta persona para asistirlo en algún asunto que te sea posible.

También está la acostumbrada Posdata, en inglés P.S., en ella podrás anexar información fuera del tópico que trataste en el email, a manera de comentario. Esto no debes usarlo de manera habitual en los emails, sino solo en caso de presentarse la situación. 

7- Archivos adjuntos

Si el correo que deseas enviar tiene como fin compartir archivos multimedia como fotos, documentos, vídeos o audios, tendrás que hacer la acotación dentro del cuerpo del mensaje para dejarle saber al recipiente que están al final del email. Este llamado es necesario para que estos archivos no pasen desapercibidos. Please find the pictures attached (encuentra las fotografías adjuntas), es la frase más sencilla para hacerlos notar.

8- Firma

Los servicios de correo electrónico cuentan con una función para establecer una firma al final de cada mensaje, esta puede tener cualquier información que desees suministrar a quienes reciben tus emails. Si habitualmente utilizarás el inglés para comunicarte con otras personas, es válido que esta información la escribas en ese idioma, de esta manera el email será más uniforme. 

Por ejemplo, nombre, cargo o profesión en inglés, tal vez acostumbras a poner la dirección en la que vives, la ciudad y por último un número de contacto. Todo lo que suministres en la firma puede depender del propósito del email. 

9- Sugerencias generales

Por último, después que hayas tomado en cuenta estos pasos, date a la tarea de leer lo que has escrito antes de enviarlo para que no te falte información y, sobre todo, para que no tenga errores de ortografía o transcripción, pues una falta de este tipo puede echar por tierra un gran mensaje enviado por correo electrónico. No querrás tener que enviar otro solo para hacer la corrección.

Si tienes alguna duda con respecto a la correcta escritura de algunas palabras, utiliza un diccionario o las herramientas que el mismo servicio de email suele ofrecer para hacer correcciones en el texto.

En cuanto a la tipografía, escoge una letra que facilite la lectura. Evita los colores y los adornos en el mismo, sobre todo si es formal. Para otros casos, te sugerimos que solo uses los emojis o expresiones gráficas conocidas, sin exceder su aparición.

Aprovecha el recurso de los correos electrónicos para establecer comunicaciones, ya que son útiles, sirven para archivar la información y se pueden organizar de acuerdo a tus necesidades, además que funciona como constancia de ciertas informaciones, laborales o personales. 

¿Listo para escribir tus propios emails en inglés? Best regards!

Te esperamos en la academia americana EXAM MADRID.