Guía gratuita de Business English: cómo escribir en inglés para las empresas

El inglés en el mundo de los negocios es una de las ramas que posee mayor nivel de especialidad e importancia. La redacción forma parte preponderante en el trabajo empresarial. Las empresas emiten y reciben un sin número de comunicaciones escritas y de una amplia gama de variedad de textos comerciales. 

Su modalidad guiada específicamente a los negocios se convierte en un asunto de nuestra cotidianidad. Tal presencia ha trascendido casi todas las fronteras, por lo que las personas competentes en la escritura comercial obtienen los mejores puestos de trabajo. 

Quizá no estás tan consciente de ello, por lo que es ideal tomar un curso de inglés online de Business, los recursos que te brindará te serán útiles para emprender lo que quieras en la vida, y puedes hacerlo tomando las clases de inglés desde casa de EXAM Madrid Academy.

Tanto así que el inglés de negocios se ha estandarizado al punto de dar existencia a una gran cantidad de frases estándar de negocios, por ejemplo: Le adjunto… (Please find attached…); Lamentamos informarle que... (We regret to inform you that…); Nos ha llamado la atención que... (It has come to our attention that…). 

Como ves, se trata en el fondo de unas cuidadosas fórmulas de cortesía, muy especializadas que vale la pena estudiarlas con detenimiento. Para saber más, puedes inscribirte en nuestra academia de inglés en Madrid y ajustarte al lenguaje de negocios en inglés.

El reto reside en el hecho de que la redacción de negocios se ciñe a formas especializadas al ámbito de su estructura, puedes mirar, por ejemplo, cómo se presentan los signos en un currículo, las partes que destaca y cómo las destaca, está redactado de una manera tan estratégica que de ello puede depender la obtención o no de un puesto de trabajo.

Debes tener en cuenta la existencia de la variedad de documentos que son típicos de la redacción comercial como los correos electrónicos, los memorándum, las notas de oficina, los informes, manuales, boletines, comunicados de prensa, programas de reuniones, entre otros. Cada uno de estos documentos encarna formas distintivas, específicas que varían según el propósito y según la audiencia que los recibe.

Este artículo se presenta en forma de guía de redacción comercial, te invita a reconocer la amplia variedad de consejos, estrategias y recursos disponibles para tu provecho.

Para comenzar, lo más común, el discurso epistolar llevado a los negocios, es decir las cartas comerciales.

Business Letter Writing Basics (cartas comerciales básicas)

Dar información, solicitar información, hacer transacciones, felicitar, ofrecer disculpas, pueden ser razones para escribir cartas o correos electrónicos. La comunicación de negocios debe ser respetuosa y clara; para ello, debes reflexionar acerca de tu condición actual en lo que concierne a tus niveles de “cortesía verbal”.

Existe toda una teoría acerca de esto (Harverkate), pues la interacción en los negocios es un asunto obvio. También debes interesarte en transferir los modos de tu cortesía en lengua materna al inglés, y ver cómo funcionan tanto en la vida cotidiana como en los negocios. Las cartas tienen bastante de este asunto de la cortesía. Puedes seguir tres pasos básicos.

The introduction

Se dirige al destinatario, se trata generalmente de un saludo cordial, puedes avanzar un poco acerca del motivo de la carta, que variará de acuerdo a la relación que tengas con el destinatario, socio, cliente. 

Si pretendes establecer la relación de manera amigable un colega de negocios, se acepta el uso de su nombre de pila. Si por el contrario le escribes a un desconocido usarás tono formal. Si no conoces el nombre de la persona a la que le estás escribiendo, usa su título o una forma general, por ejemplo:

Dear personnel director

Dear sir or madam

Dear Dr., Mr., Mrs., Ms. (el apellido)

Dear Ludovic (el nombre, si la persona es un contacto de negocios cercano o amigo)

Usualmente se escribe específicamente a una persona Mr., Mrs., Dr. para el saludo. La locución "Dear" es opcional en los correos electrónicos comerciales que requieran menos formalidad. Si te diriges a una persona que no conoces, desearás seguir el saludo explicando la razón de la comunicación:

With reference to your advertisement in the New Yorker...

I'm am following up on our phone call yesterday.

Thank you for your letter of April 14.

The Body

El cuerpo es en sí el mensaje. En esta parte el emisor declara abiertamente el motivo de su comunicación:

I am writing you to inquire about the status of the product.

I'm writing you to confirm the shipping details.

I am writing to express my excuses in regard of the difficulties I presented last week at your agency.

Ya indicaste el motivo de tu carta comercial, luego llega el momento de puntualizar los detalles, por ejemplo: te disculpas con un cliente por un malentendido o un mal servicio, envías unos documentos para su firma, solicitas información. Lo importante es que debes usar ciertos niveles de cortesía, como lo podrás aprender a hacer en las clases de inglés online. Sobre la comunicación de negocios podemos citar:

I would be grateful to meet with you next week.

Would you possibly have time for a meeting next week?

I would be delighted to give you a tour of our facility this coming month.

Unfortunately, we will have to postpone the meeting until June 1.

Enclosed you will find a copy of the contract. Please sign where indicated.

Es usual escribir comentarios conclusivos, luego de haber expresado el punto concreto de la carta, y puede ser el momento de estrechar tus vínculos con el destinatario, esto en una sola oración:

Please contact us again if we can help in any way.

If you have any questions, feel free to call me.

También puedes utilizar el cierre para solicitar u ofrecer contacto futuro con el lector.

I look forward to hearing from you soon.

Please contact my assistant to schedule an appointment.

The finish

Para finalizar, necesitas una fórmula de despedida. Su forma depende, por supuesto, de tu relación con el destinatario, puede ser muy formal o informal. 

Para clientes cuyo nombre no conoces:

Yours faithfully,

Yours sincerely, 

Si puedes usar su nombre, entonces:

Best wishes, 

Best regards or Regards,

Cartas comerciales específicas

Las cartas comerciales específicas serán variaciones concretas de las cartas básicas; sin embargo, cuentan con sus propios protocolos, lo cual deriva una serie de frases o formas específicas de comunicación que podrás estudiar detalladamente en el curso de inglés online de EXAM Madrid Academy. 

Entre sus variedades podrás contar con: cartas de reconocimiento (Letters of Acknowledgement); hacer una venta (Making a Sale - Sales Letter); colocar una orden (Placing an Order); hacer un reclamo (Making a Claim); ajustar un reclamo (Adjusting a Claim); hacer una consulta (Making an inquiry).

También responder a una consulta (Replying to an inquiry); términos y condiciones de la nueva cuenta (New Account Terms and Conditions) y escribir una carta de presentación (Writing a Cover Letter when Applying for a Job).

Esta gran variedad quizá pueda darte un poco de vértigo, pero es el estudio y la práctica la que va a guiar tu desenvolvimiento, de acuerdo a esto, la recomendación más sabia es la de seguir clases de inglés online con propósitos de Business.

Pues, el área es muy extensa y pujante, todavía se te hará referencia a otros documentos comunes al ámbito de los negocios.

Documentos comerciales específicos

Se trata de documentos de uso frecuente en la oficina, por ello, se han creado formas o esquemas estándar, caracterizados por sus detalles estructurales.

Por ejemplo, la escritura de “informes comerciales”, que deben contar con términos de referencia (terms of reference); procedimiento (procedure), el método que se utilizó para recopilar datos; hallazgos (findings), que son los datos encontrados; conclusiones (conclusions), los resultados que abren motivos a las recomendaciones (recomendations) y o sugerencias específicas.

Otros documentos comerciales pueden ser descritos aquí como los que se encuentran implicados en las  solicitudes de empleo: carta de presentación; currículum. Lo que especifica a la carta de presentación -que envías al departamento de talento humano para obtener un puesto que te interesa- es la calidad de tu candidatura para el puesto.

Debes saber precisar por qué eres un buen candidato para el puesto. Adiéstrate en este sentido tomando un curso de inglés en línea desde casa, pues satisfacer a tu posible empleador con tu carta requiere de serias recomendaciones y mucha práctica.

De igual modo ocurre con el otro documento que debe acompañar tu carta de presentación. Se trata del currículum, éste debe ser redactado conforme a la naturaleza del puesto que ofrecen, debes saber destacar aquello que coincida con lo que busca el empleador, todo es estratégico, la finalidad es retener la atención de la oficina de reclutamiento.

En nuestra academia de inglés en Madrid podrás solicitar cursos diseñados para objetivos específicos, en el caso de esta guía gratuita de inglés, queremos saber con precisión cómo escribir para empresas. Se entiende que es un panorama bastante amplio y diverso, pero con unas buenas sesiones de preparación y suficiente práctica de redacción empresarial podrás estar formado para un puesto en una empresa, sabrás escribir en contexto de negocios de manera satisfactoria. ¡Te esperamos!