Cómo escribir una carta de negocios en inglés

El correo electrónico puede ser la forma más rápida y conveniente de transmitir los mensajes de negocios a diario en países de habla inglesa, pero la carta comercial impresa sigue siendo la preferida cuando se trata de comunicar información importante. Una carta cuidadosamente redactada y presentada constituye una poderosa herramienta de comunicación. 

Así como las empresas necesitan estar enfocadas y ser eficientes para prosperar y tener éxito, también necesitas manejar efectivamente la herramienta principal de comunicación formal: la carta de negocios en inglés. Saber cómo hacerla es un recurso que te será muy útil en el futuro, cuando tengas la responsabilidad de redactarla como parte de tus funciones en ese trabajo que tanto anhelabas. 

Sin embargo, pese a su grado de importancia, sorprende la frecuencia con la que la gente de negocios no sigue las pautas básicas al momento de escribirlas. 

Existen diversas razones por las que la gente escribe cartas y correos electrónicos de negocios: solicitar información, realizar transacciones, asegurar un empleo, entre muchas otras. 

Una carta de negocios efectiva debe ser clara y concisa, de tono respetuoso y con un formato adecuado. Para ello, es importante que conozcas sus componentes básicos, en función de aprender a expresarte eficientemente y mejorar tus habilidades de escritura.

Estructura básica de una carta de negocios

Una típica carta de negocios se divide en tres secciones: introducción, cuerpo y conclusión. La introducción indica a quién se dirige el escritor y generalmente consta de solo una o dos frases de longitud.

Su tono depende de la relación que tengas con el destinatario. Si te diriges a un amigo cercano o a un colega de negocios, es aceptable que uses su nombre de pila. Pero si te diriges a alguien que no conoces, es mejor que formalices el saludo. Si no sabes el nombre del destinatario, usa su título o una forma general de dirección. Ejemplos:

Dear CEO

Dear Sirs

Dear Mr., Mrs. Rodríguez

Dear Ann (si tienes una relación cercana con el receptor)

Siempre es preferible que escribas a una persona específica. En general, usa el Mr. cuando te dirijas a un hombre y Mrs. cuando te dirijas a una mujer en el saludo. Solo usa el título de Dr. para aquellos que pertenecen a la rama médica. Aunque siempre debes comenzar una carta de negocios con la palabra Dear, hacerlo es una opción para los correos electrónicos de negocios, que son menos formales.

Si estás escribiendo a alguien que no conoces, puedes seguir el saludo proporcionando algún contexto de por qué estás contactando a esa persona.

El cuerpo de las cartas incluye la razón general por la que escribes tu carta de negocios. Esta sección puede ser tan corta como unas pocas frases o tener varios párrafos de longitud. Todo depende del grado de detalle necesario para describir el tema en cuestión. 

Asimismo, puedes incluir detalles adicionales, como pedir la firma de documentos importantes, ofrecer disculpas por un servicio deficiente, solicitar información a una fuente, entre otros. Cualquiera sea el motivo, recuerda utilizar un lenguaje cortés y educado.

El cierre es la sección final donde se pide una acción futura. Esta puede ser una oportunidad para hablar en persona, para solicitar información adicional o para realizar una transacción. Al igual que la introducción, esta sección no debe tener más de una o dos frases y debe dejar claro el propósito por el que estás escribiendo.

Al final de todas las cartas de negocios, te despides del lector con un saludo, dependiendo de tu relación con el destinatario.

Por ejemplo, si no conoces al destinatario y tu relación no es cercana, usa los siguientes marcadores discursivos de despedida:

Sincerely,

Yours faithfully

Si conoces al destinatario o tienes una relación cercana:

Best regards

Kind regards

Ahora, en cuanto a la calidad de escritura de cualquier carta de negocios, la academia de TOEIC en Madrid recomienda estos tips:

Las cartas comerciales deben ser cortas y al grano, preferiblemente redactadas a una página. Esto se debe a que la gente de negocios está generalmente ocupada y no le gusta leer más allá de la primera página, y en realidad retrasan la lectura de cartas más largas. Así que, si no quieres que tu carta acumule polvo, hazla lo más corta posible.

Siempre trata de enfocarte en las necesidades del lector y haz un esfuerzo por ver las cosas desde su perspectiva. Ponte en su lugar e imagínate cómo sería para ti recibir su carta. 

Cuando practiques la redacción de la carta de negocios en tus cursos de inglés online, usa un tono profesional. Esfuérzate por lograr un tono general que sea seguro, cortés y sincero, con un lenguaje no discriminatorio y con un nivel de dificultad apropiado. No uses palabras que expresan emociones (I think, I like, etc), ni términos demasiado formales (here in, here to, etc.).

Antes de escribir la carta, tómate unos minutos para enumerar todos los puntos específicos que debes cubrir. Si es necesario, haz una llamada telefónica al destinatario o a su compañía para confirmar un punto específico. Recuerda que el propósito de la carta es atar todos los detalles de algún tema en cuestión, para que no tengas que escribir más cartas.

Usa un estilo de escritura claro y directo, con palabras sencillas y frases directas. Asegúrate de que tu flujo siga una progresión lógica, primero identificando el tema principal, elaborándolo y luego sacando la conclusión lógica.

Las cartas comerciales tienen un remitente y un destinatario (persona que recibe la carta). El remitente puede ser una persona o un grupo (como una empresa) y el destinatario puede ser otra persona o grupo.

Familiarízate con los diversos tipos de cartas de negocio en tu curso de TOEIC online, y verás ejemplos para cada tipo, dependiendo de la razón que tengas para escribir. Entre estos tipos se encuentran:

Carta de reclamo: es una carta de negocios escrita por una persona o una empresa para indicar que no está satisfecho con los productos o servicios ofrecidos por otra empresa. Cuando escribes una carta de reclamo, es importante mantener un tono cortés, aunque estés muy molesto o tengas muchas quejas que hacer.

Carta de consulta: se redacta en caso que desees preguntar sobre la actividad de otra empresa. Si estás planeando escribir una carta de consulta, asegúrate de intentar recolectar tanta información como puedas antes de escribirla. Luego haz una lista con todo lo que necesitas investigar, para no olvidarte de algunos puntos importantes.

Carta de presentación: son escritas en caso de solicitudes de empleo. Normalmente se envían junto con un currículum vitae. Una buena carta de presentación puede ayudarte a conseguir el trabajo de tus sueños, pero trata de no usar un lenguaje exagerado solo para impresionar al lector.

Carta de ajuste: estas cartas se envían como respuesta a las cartas de reclamo. Pueden ser difíciles de escribir porque tu lector suele ser un cliente insatisfecho que espera sacar el máximo provecho de una mala situación comercial.

Carta de pedido: se envía para hacer un pedido a una empresa. Las cartas de pedido deben incluir la información concreta, por lo que hay que comprobar todo antes de enviarlas. El lenguaje debe ser preciso, claro y sencillo para que no haya lugar a errores. Evita usar frases largas, ya que pueden ser ambiguas y difíciles de seguir.

Otros tipos de cartas de negocios tratan temas como convencer a otros de que compren sus productos o servicios, recomendar empleados para trabajos e incluso para anunciar su renuncia. De todos modos, sea cual sea el tipo de carta de negocios que estés escribiendo, busca modelos y sigue los consejos del curso de TOEIC online.

Ejemplo de Business letter

En esta carta de negocios formal que te copiamos como ejemplo, podrás apreciar cómo un particular de una empresa se dirige a otro luego de haber tenido su primer encuentro oficial, luego de conocerse por primera vez. La carta tiene como objetivo establecer una relación de negocios que beneficie a ambas partes.

Name of Company 

Address of Company 

City, State Zip Code 

Date (fecha)

Name of Representative 

Title of Representative 

Name of Company 

Address of Company 

City, State Zip Code 

Dear Name of Representative: 

It was a pleasure meeting you at the Career Fair last week. As we discussed, I sincerely believe that the innovation of (item) produced and sold by Company Name can greatly streamline the (type of) process. I would like to bring some of the individuals from my team along to meet with you at Company Name. We would like to give you an overview of our features and discuss with you the best plan to work together on a project. 

Meeting in person would allow us to fully evaluate wants and needs for future partnership. The team is available to meet any time over the next three weeks. Please let me know when you would be available, at your earliest convenience. 

Cordially, 

Your signature (firma)

Your Name 

Your Title 

Telephone Number 

Email address 

Un detalle que debes tener presente es cuidar es la gramática y la ortografía. Finalmente, modifica el estilo de redacción de tu carta según el país y la variación del idioma inglés que se hable, como por ejemplo inglés americano, canadiense o británico. 

Hay muchas palabras que se escriben de forma diferente, por lo que puede ser útil que tomes en consideración los modelos de cartas de negocios escritas en estas condiciones particulares. Te deseamos buena suerte para alcanzar los objetivos de todas tus cartas formales de negocios en inglés.