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Cómo escribir un e-mail profesional en inglés paso a paso

El e-mail profesional es la forma más común de comunicación empresarial, por lo que es importante que lo redactes bien. Aunque normalmente los correos electrónicos no suelen ser tan formales, sí deben tener todos los elementos profesionales, para que puedas dar una buena imagen de ti y de tu empresa.

A pesar de la popularidad de la mensajería instantánea y los medios sociales, el e-mail sigue ocupando el primer lugar cuando las organizaciones se comunican entre sí en el mundo de los negocios y el área laboral en general. 

De hecho, es una de las vías más utilizadas tanto dentro como fuera del lugar de trabajo. Debido a su velocidad y eficiencia, es probable que utilices el correo electrónico, sin importar tu función o industria. 

Puedes escribir e-mails profesionales por una variedad de razones: tal vez necesites recapitular una reunión importante, intercambiar información, transmitir una actualización importante o enviar una carta de presentación.

¿Qué es un e-mail profesional?

Es un correo electrónico enviado a alguien que no conoces bien o a alguien que ocupa una posición de autoridad. Puedes enviar e-mails profesionales a tu profesor, a un funcionario público o incluso a una empresa con la que estás haciendo negocios.

Si trabajas en un ambiente formal, usa correos electrónicos profesionales con tu jefe y colegas a menos que te digan lo contrario. Muchos lugares de trabajo se están moviendo hacia un ambiente más informal y esto a menudo se traslada a las comunicaciones por e-mail. Si no estás seguro de lo que es correcto para tu lugar de trabajo, debes preguntar antes de redactar.

¿Cuál es la diferencia entre un e-mail casual y un e-mail profesional?

Existen diferencias entre une-mail profesional y un e-mail casual. Este último normalmente va dirigido a una persona que conoces bien; puede ser a menudo alguien con quien estás en buenos términos, como un amigo o un miembro de la familia. Al enviar un e-mail casual, no necesitas preocuparte tanto por la estructura y el tono.

En cambio, un e-mail profesional tiene una estructura diferente, muy bien definida, con un saludo prestablecido que se encuentra en la parte inicial, la firma, la frase inicial, el cuerpo y la despedida.

Su lenguaje es también muy diferente al utilizado en otros términos. Aquí no debes usar abreviaturas, contracciones, malas palabras, emojis o cualquier otra terminología informal. 

Para redactarlo apropiadamente, es necesario proporciona al destinatario un mensaje amistoso, claro, conciso y procesable. Como notarás en tus clases de inglés online, aprender a escribir un e-mail que cumpla con todos estos criterios requiere práctica.

Si no te sientes seguro de cómo redactar un e-mail profesional, estos consejos que te damos a continuación pueden ayudarte a lograrlo fácilmente:

Comienza con un saludo

Siempre abre tu e-mail con un saludo, como Dear +nombre (Dear Joyce). Si tu relación con el lector es formal, usa su apellido (Dear Mrs. Smith). Si la relación es más casual, puedes simplemente decir Hi Joyce. Si no sabes el nombre de la persona a la que escribes, usa: To whom it may concern o Dear Sir/Madam.

Establece tu objetivo

Antes de escribir un e-mail profesional, pregúntate qué quieres que haga el destinatario después de leerlo. Una vez que hayas determinado el propósito, puedes asegurarte de que todo lo que incluyas en tu mensaje apoye esta acción. 

Por ejemplo, si quieres que el destinatario revise un informe que has adjuntado, hazle saber cuál es el informe, por qué necesitas que lo revise, qué tipo de información necesitas y cuándo necesitas que el destinatario realice esa tarea.

Es importante que dejes claro tu propósito al principio del e-mail, antes de pasar al texto principal. Recuerda, la gente quiere leer los correos electrónicos rápidamente, así que mantén tus frases cortas y claras. También debes cuidar mucho la gramática, la ortografía y la puntuación para presentar una imagen profesional de ti mismo y de tu empresa.

Si estás empezando la comunicación por correo electrónico, no incluyas una línea de agradecimiento. En lugar de eso, empieza indicando tu propósito, por ejemplo, I am writing to… o I am writing in reference to

Considera tu destinatario

Cuando escribas un mensaje de correo electrónico, asegúrate de que tu tono coincida con el de tu destinatario. Es decir, si estás enviando un correo electrónico a un ejecutivo de negocios que no conoces, mantén el e-mail electrónico pulido y libre de bromas o informalidades. Por otro lado, si estás enviando un e-mail a un colega con el que tienes una buena relación, puedes utilizar un enfoque menos formal y más amistoso.

Agradece al destinatario

Si estás respondiendo a la pregunta de un cliente, es recomendable que comiences con una línea de agradecimiento. Si se trata de alguien que tiene una pregunta sobre tu compañía, puedes decir Thank you for contacting Price Smart. Si alguien ha respondido a uno de tus e-mails, asegúrate de decir Thank you for your prompt response. Si agradeces a tu destinatario, lo tranquilizas y tu e-mail lucirá más educado.

Haz que tu e-mail sea conciso

Generalmente, tu destinatario tendrá poco tiempo para leer el e-mail, así que redáctalo lo más breve posible sin dejar de lado la información clave. Trata de no abordar demasiados temas a la vez, ya que esto puede hacer que tu mensaje sea largo, difícil de leer y procesar. 

Cuando lo edites antes de darle a enviar, elimina cualquier información que sea irrelevante para el tema que estás abordando. Utiliza oraciones cortas y sencillas, evita las palabras de relleno y la información ambigua.

Haz comentarios finales

Antes de terminar de redactar tu e-mail profesional, válete de la cortesía para agradecer a tu lector una vez más y añadir algunas observaciones finales educadas. Utiliza frases como thanks for your collaboration, if you need further information, do not hesitate to contact me, I look forward to, entre otras.

Añade un mensaje de cierre

El último paso es incluir un cierre apropiado con tu nombre. Best regards, Sincerely y Thank you son todos cierres profesionales. Evita frases como My best wishes o Cheers, a menos que seas muy amigo de tu destinatario. Por último, antes de pulsar el botón de enviar, revisa y corrige la ortografía de tu e-mail una vez más para asegurarte de que esté correctamente redactado.

Asegúrate de que tu mensaje esté completo

Comprueba que el mensaje de tu e-mail profesional está completo, que incluye una firma, que el destinatario es el correcto y que has rellenado el campo CCO para que puedas enviarte una copia a ti mismo, en caso que desees tener un registro del mensaje en tu bandeja de entrada.

¿Cuál es el formato adecuado de un e-mail profesional?

Existen cinco elementos que debes considerar a la hora de redactar tu e-mail profesional:

Asunto

Es una frase corta con la que resumes la razón de tu mensaje o el objetivo comunicativo. Es importante que incluyas una línea de asunto cuando envías un email profesional para que tu destinatario sepa exactamente qué esperar y pueda localizar el mensaje fácilmente si es necesario.

Saludo

Con el saludo te diriges directamente a la persona a la que envías el correo electrónico. Siempre se utiliza en los mensajes de e-mail profesionales. 

Cuerpo

El cuerpo de un e-mail profesional suele explicar con más detalle su propósito. Aunque contiene información detallada, es importante que escribas de manera clara y concisa. Recuerda que tu lector no está familiarizado contigo y puede no estar familiarizado con el tema a tratar. No querrás que el destinatario de tu correo electrónico malinterprete un punto importante.

Cierre

Esta es la última línea de tu e-mail antes de ponerle la firma, así que debe englobar tu propósito. Aquí es también donde puedes reiterar cualquier petición que hayas hecho en el cuerpo del mensaje.

Firma

La mayoría de los programas de e-mail te dan la opción de establecer una firma fija que se añade automáticamente al final de cada e-mail. Asegúrate de dejar tu nombre, cargo y empresa.

Entonces, ya sea que estés buscando trabajo, haciendo nuevas conexiones de red o simplemente tratando de sobresalir en tu trabajo actual, es esencial que sepas cómo escribir y enviar e-mails profesionales.

Esto puede ser más difícil de lo que parece. Muchos profesionales se han acostumbrado a un enfoque muy casual del correo electrónico en su vida personal. Mientras que las informalidades, los emojis y los chistes suelen estar bien cuando envías un correo electrónico a tus amigos cercanos, no pueden formar partede un e-mail profesional. Aprovecha tus cursos de inglés online para que sepas cómo pulir tus comunicaciones en todos los niveles.

Cuando practiques la escritura del e-mail profesional en tu curso de inglés desde casa, es muy importante que te asegures de que el mensaje esté impecable. Esfuérzate por aprender qué debes incluir y qué no, cómo cerrar, firmar y enviarlo. No olvides que al pulsar el botón de enviar, ya no hay vuelta atrás.

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